اخبار تکنولوژی و فناوری

هر آنچه برای نوشتن یک نامه اثرگذار باید بدانید

نامه نگاری اداری یا به زبان ساده نوشتن نامه اداری از جمله کارهایی است که که نیاز به مهارت دارد. این مهارت به 2 بخش تقسیم می شود. یکی رعایت اصول نامه نگاری و دیگری هنر جمله بندی و استفاده از کلمات مناسب در نامه

بسیار خوب، برای تقویت هر کدام باید چه کار کرد؟

آموزش اصول نامه نگاری اداری

اصول نامه نگاری بر خلاف نامش اصلاً پیچیده نیست. یک سری آداب و قواعد است که به آرایش متن و صفحه کمک می کند. اما چرا مهم است؟ زیرا وقتی همه قواعدی یکسان را رعایت می­کنند درک آن راحت تر و سریع تر خواهد بود.

برای مثال تصور کنید برای چند روز تعطیلات اتاق یک هتل را در شهری خوش آب و هوا برای چند اجاره کرده اید. در ابتدا کلید اتاقی را که تحویل گرفته اید از جیبتان در می آورید و وارد سوراخ قفل درب می کنید. اما به هر سمت که می چرخانید درب باز نمی شود. بنابراین به لابی هتل برمی گردید و مساله را با مسئول مربوط در میان می گذارید. به شما پاسخ می دهد که باید پس از اینکه ساعتگرد چرخاندید، کلید را به داخل فشار دهید تا درب باز شود. دلیلش هم امنیت بیشتر است. خلاصه پس از انجام این کار وارد اتاق می شوید. به سراغ شیر آب می روید و آن را باز می کنید. لعنتی! آب داغ دست شما را می سوزاند. به خود می گویید: آخه چرا؟ من که آب سرد را باز کردم. این مساله را تلفنی به هتلدار می گویید و در جواب می گوید شیر قرمز چپی برای آب سرد است و شیر آبی رنگ سمت راستی برای آب داغ. شما می پرسید چرا این شیرها برعکس است؟. به شما می گوید نه، همه شیرهای این هتل به همین شکل است.

خلاصه کلی تفاوت دیگر که در اتاق شما وجود دارد. اما چرا اینقدر آزاردهنده هستند؟ هیچ وسیله ای در اتاق شما خراب نیست امّا باعث اذیّت و ناراحتی شما شده اند. فقط به خاطر اینکه طبق قواعد و عادات شما نیستند. شما انتظار ندارید وسایلی که همیشه به یک شکل یکسان دیده اید، الان به یک شکل دیگری کار کنند.

وجود قواعد یکسان و یکپارچگی، همواره در هر مقوله ای برای افزایش سرعت و راحتی استفاده است. اصول نامه نگاری نیز دقیقاً برای همین به وجود آمده اند و رعایت می شود که افراد در مواجهه با نامه های مختلف دچار سختی در خواندن و درک آن نشوند. اصول و قواعد، شکل و شمایل نامه ها را یکسان و بار ذهنی خواننده را کم می کند.

حالا یک نکته مهم: اگر اصول نامه نگاری را رعایت نکنید شاید نوشتن نامه برای شما راحت تر باشد؛ اما خواندن آن برای افرادی که با اصول نامه نگاری آشنا هستند سخت تر خواهد بود.

اصول نامه نگاری را با پیچیده نویسی اشتباه نگیرید

شما که در پی یادگیری نامه نگاری هستید، باید فرق بین پیچیده نویسی و اصول نامه نگاری را بدانید. اولین فرق این است که اصول نامه نگاری به آرایش متن و در واقع فیزیک نوشته شما ربط دارد. ولی پیچیده نویسی به استفاده از جملات و کلمات دشوار مربوط است. دومین فرق مهم هم این است که رعایت اصول نامه نگاری سبب سازماندهی مطالب و در نتیجه درک بهتر مطالب نامه می شود؛ اما پیچیده نویسی سبب درک سخت و دشواری خوانش مطلب نامه می گردد. احتمالاً زیاد دیده اید که در یک نامه، واژگان به دلیل بیگانه بودن یا قدیمی و تخصصی بودن و یا حتی داشتن درون مایه ادبی، قابل فهم نیستند. از طرفی جملات نیز آنقدر طولانی هستند که وقتی به پایان جمله می رسیم ابتدای جمله را فراموش کرده ایم. ما به این، پیچیده نویسی می گوییم.

آیا نامه نگاری استعداد می خواهد؟

استعداد در هر چیزی به یادگیری شما سرعت می بخشد. اما استعداد نه شرط لازم است و نه شرط کافی!

یعنی شما با داشتن استعداد از آموزش بی نیاز نمی شوید.

از طرفی هم، هر چقدر بی استعداد باشید با آموزش دیدن و تمرین کردن در نگارش نامه حرفه ای خواهید شد.

در آموزشگاه هایی مانند مجتمع فنی تهران (کلاس حضوری) و ایفردوسی (آموزش مجازی) مهارتجویان زیادی آموزش دیده اند که حتی به دلیل پایین بودن استعداد تحصیلی در مقاطع پایین، ترک تحصیل کرده بودند (تقریباً 40 درصد کل مهارتجویان). اما به خاطر شغل جدیدشان مجبور بودند نامه نگاری را در سطح حرفه ای بیاموزند. پس از اینکه اصول و هنر جمله بندی و استفاده از واژگان مناسب را آموختند، شروع به نوشتن نامه هایی کردند که در تمام عمرشان نامه هایی با چنین متن­های حرفه ای، زیبا و تأثیرگذاری حتی از دیگران ندیده بودند.

چگونه نامه نگاری را در سطح حرفه ای از صفر بیاموزیم؟

نباید فرموش کرده باشید که در ابتدای مطلب مهارت نامه نگاری را به دو بخش رعایت اصول نامه نگاری و هنر جمله بندی و استفاده از کلمات مناسب تقسیم کردیم.

برای یادگیری اصول نامه نگاری، باید ابتدا یک منبع خوب آموزشی در اختیار داشته باشید. آموزشی که شما را از استانداردها، بایدها و نبایدهای نگارش یک نامه آگاه کند.

• مخاطب نامه چیست؟ کجا نوشته می شود؟ چکونه نوشته می شود؟
• پیکره نامه شامل چه بخش هایی است؟ و در موقعیت های مختلف چه تغییراتی دارد؟
• موضوع در کجای نامه مطرح و چگونه آغاز می شود؟ و بنا به مقام مخاطب چه شکلی به خود می گیرد؟
• درخواست یا همان تقاضا در چه نوع نامه هایی وجود دارد؟ و چگونه بیان می شود؟
• حتی خارج از پیکره نامه، عبارت دعایی، تاریخ، پیوست، شماره، تشکر و رونوشت از چه قواعدی پیروی می کنند؟

آنچه نیاز به توضیح دارد و آنچه نیاز به تمرین دارد باید در برنامه آموزشی شما در نظر گرفته شده باشد. یکی از همین منابع خوب آموزشی بستهآموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی است که در قالب 6 جلسه فیلم آموزشی، اصول و اصلاحات نامه نگاری را به شما آموزش می دهد.

این محصول آموزشی به دلیل داشتن مثال ها و به ویژه تمرین های زیاد، سعی در ارایه یک آموزش مؤثر و کاربردی دارد. در این حد که فقط یک جلسه به آموزش اصول پرداخته است و 5 جلسه دیگر تمرین محور هستند.

نکته شایان ذکر این است که این آموزش نه تنها به آموزش اصول نامه نگاری، بلکه به بخش دوم مهارت نامه نگاری یعنی هنر جمله بندی و استفاده از واژگان مناسب پرداخته است و این مهم را بوته فراموشی نسپرده است. تمرین جمله بندی که به سبک جالب تبدیل جملات محاوره به جملات رسمی است، از نمونه تمرین های بسیار مؤثر این دوره آموزشی به شمار می رود.

اما اگر احساس کردید می خواهید رستم دستان جمله بندی رسمی شوید و همه جملات در ذهنتان را ضربه فنی کنید و به روی تشک سفید کاغذ بارانداز کنید، محصول مجموعه آموزش شنیداری تقویت مهارت جمله بندی رسمی را در برنامه آموزشی خود قرار دهید. این محصول آموزشی در 6 فایل صوتی فقط با شما جمله بندی و دایره واژگان نامه نگاری را تمرین می کند.

این محصول آموزشی یک مکمّل خوب برای دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی است. برای دریافت اطلاعات بیشتر از هر محصول روی لینک آن کلیک کنید و وارد سایت ایفردوسی شوید.

.

.

.

.

پایان